Was ist virtuelle Assistenz?

Wer hätte es gedacht: Hinter dem Begriff virtuelle Assistenz stehen tatsächlich “echte” Menschen. Für mich hat sich das anfangs durch das Wort “virtuell” so unwirklich angehört. Als wäre es ein im Netz umherschwirrendes Etwas oder eine Art Alexa. Aber die virtuelle Assistenz hat mich interessiert und ich war neugierig, was sich dahinter verbirgt. Was soll ich sagen? Ich bin in der virtuellen Welt hängen geblieben. Seitdem habe ich viele Geschichten von virtuellen Assistentinnen angehört und finde jede einzelne sehr spannend. Das ging soweit, dass ich selbst in die Welt der virtuellen Assistenz eingestiegen bin. Ultimativer Tipp an dieser Stelle: Höre dir die Podcastfolgen von Nadine Abdussalam – Virtual Assistant Women an. Bei ihr lernst du ganz viel über die virtuelle Assistenz. Ich lausche den Podcastfolgen immer, wenn ich am Bügeln bin oder auch mal beim Putzen und Kochen. So verbinde ich das Nützliche mit dem Übel – ich gestehe, ich mag Hausarbeit nicht sonderlich …

Für wen arbeiten virtuelle Assistenten eigentlich?

Virtuelle Assistenten sind normalerweise selbstständig und werden in ganz vielen verschiedenen Bereichen gebraucht. Nicht nur große Unternehmen, sondern auch kleine, mittlere und Einzelunternhemer suchen vermehrt nach virtuellen Assistenten. Sogar virtuelle Assistenten suchen sich Verstärkung, wenn Sie ihre Anfragen nicht mehr alleine bewältigen können oder sich in eine andere Richtung entwickeln, beispielsweise als Coach oder Berater. Auch Freelancer, Online-Marketing-Menschen oder Landwirte lassen sich von virtuellen Assistenten unterstützen. Der große Vorteil einer virtuellen Assistenz ist, dass diese ortsunabhängig von überall aus arbeiten können. Sie müssen nicht bei dir im Büro sitzen, um für dich zu arbeiten!

Welche Aufgaben übernehmen virtuelle Assistenten?

Das kommt ganz darauf an, auf welche Bereiche sich die virtuellen Assistenten ausgerichtet haben. Ganz häufig unterstützen sie

bei der Betreuung der Social-Media-Kanäle
beim E-Mail-Marketing
bei der Erstellung von Websites
bei der Texterstellung für Blog, Website, Social-Media-Auftritt etc.
beim Launchen von Onlinekursen
bei der Schaltung von Facebook-Ads (Werbeanzeigen)

Aber auch im Bereich Backoffice werden sie oft gebucht, z. B.

für die Buchhaltung
um Rechnungen oder Angebote zu schreiben
für Datenerfassung und Datenpflege
zum Korrekturlesen für E-Books, Dokumenten, Büchern usw.
für Formatierungsarbeiten
zur Erstellung von Workbooks
um allgemeine schriftliche Korrespondenz zu erledigen
für Recherchetätigkeiten
für sonstige anfallende Bürotätigkeiten

Auch im Bereich Podcastservice gibt es viele Aufgaben, die an virtuelle Assistenten abgegeben werden können, wie

die Audiodateien schneiden
Intro und Outro einfügen
die Klangqualität verbessern
die Datei bei einem Hoster hochladen
einen passenden Text dazu verfassen
die Podcastfolge über die Social-Media-Kanäle bewerben

Es gibt noch mehr Bereiche, die virtuelle Assistenten beherrschen, z. B.

Grafikdesign
Reiseplanung
Eventorganisation
Copywriting

und noch mehr …

Welche Aufgaben davon ich übernehme, siehst du, wenn du auf meine Angebotsseite gehst.

Wie funktioniert virtuelles Arbeiten?

Dank Internet geht heutzutage sehr Vieles schnell bzw. einfach online zu erledigen. Um als virtuelle Assististentin mit Kunden zusammenzuarbeiten, stehen etliche Programme und Tools zu Verfügung. Da gibt es zum Beispiel die Projektmanagement-Dienste Trello, Asana oder Meistertask. Hier können ganze Projekte angelegt und von beiden Parteien darauf zugegriffen werden, um Aufgaben und Planungen einzustellen, zu kommunizieren und gemeinsam an diesem Vorhaben zu arbeiten. Das ist so praktisch, weil jeder Teilnehmer immer den aktuellen Stand sehen und jederzeit etwas ergänzen oder als erledigt abhaken kann. Und das ohne ständiges E-Mail hin- und herschreiben oder zu telefonieren. Wir virtuellen Assistentinnen erledigen die Aufgaben für unsere Kunden, wann es uns in den Zeitplan passt. Deshalb ist der Arbeitsort erst einmal egal und Zeitverschiebung kein Thema. Während unser Kunde schläft, arbeiten wir an seinen Projekten. Ist doch genial, oder? Mich begeistert das immer wieder.

Wie finden virtuelle Assistenten Kunden?

Das ist ein spannendes Thema. Dazu werde ich irgendwann nochmal einen ausführlichen Blogartikel schreiben. Es gibt viele Möglichkeiten, Kunden zu finden. Zum einen über Plattformen, die als Agenturen fungieren (z. B. Fernarbeit.net, fiverr, machdudas.de). Zum anderen gibt es bei Facebook ganz viele Gruppe für virtuelle Assistenten. Ich bin z. B. in der Gruppe von Fidan Güntürkün (Virtuelle Assistenz suchen & finden) sowie in der Gruppe von Nadine Abdussalam (VA Jobs fair bezahlt). Es gibt aber noch etliche solcher Gruppen. Einfach mal bei Facebook nach “virutelle Assistenz” oder ähnlichen Begriffen suchen.

Kundengewinnung geht aber auch über andere Plattformen wie LinkedIN, Instagram, Xing oder Pinterest. Hier funktioniert das über die Sichtbarkeit des eigenen Profils. Wie du für die richtigen Leute sichtbar wirst und Kunden anziehst, ist nicht ganz so einfach. Es bedarf Ausdauer, Zeit und Geduld. Und: Die Plattformen sollten zu dir passen und dir Spaß machen. Ich bin hauptsächlich auf Instagram unterwegs. Dort gefällt es mir am besten.

Wie werde ich virtuelle Assistentin?

Das fragst du dich jetzt vielleicht, wenn du bis hierher gelesen hast und die virtuelle Assistenz spannend findest. Es bedarf keiner besonderen Ausbildung. Voraussetzung ist, dass du gerne am Computer arbeitest und über eine stabile Internetverbindung verfügst.

Von Vorteil ist es, wenn du einen Online-Kurs dazu machst, du kannst dir aber auch ganz viel selber beibringen durch “learning by doing”. Meine Empfehlung ist der *Kurs von Nadine Abdussalam. Nadine hat auch ein paar Mal im Jahr kostenlose Challenges, in denen du schon ganz viel mitbekommst. Ich rate dir, da mitzumachen! Nadine ist ein absoluter Herzensmensch und versprüht eine ganz tolle Energie, die dich richtig pusht! Schau mal bei ihr vorbei. Vielleicht sehen wir uns bald in unserer VA-Bubble .

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