Stell dir vor, du bist ein Kleinunternehmer, virtuelle Assistentin oder Freelancer und hast gerade dein Gewerbe angemeldet. Du fühlst dich motiviert und voller Energie, aber auch ein wenig unsicher darüber, wie du deine Buchhaltung am besten organisieren kannst und welche Tools dir dabei helfen können.
Diese Buchhaltungstools solltest du dir anschauen
Lexoffice, Lexware, Hannibal, Papierkram und sevDesk sind nur einige der vielen Buchhaltungstools, die dir angepriesen werden, sobald du dich auf die Suche nach einem geeigneten Buchhaltungsprogramm für dein Unternehmen begibst. Schnell schwirrt einem der Kopf bei so vielen Informationen.
Ich habe mir diese 5 Buchhaltungstools rausgepickt und möchte meine persönliche Erfahrung teilen, um dir deine Entscheidung für eines dieser Programme etwas zu erleichtern.
Nimm deine Buchhaltung selbst in die Hand
Vorneweg: Lexoffice, Lexware, Hannibal, Papierkram und sevDesk sind allesamt Buchhaltungsprogramme, die Selbstständigen und Unternehmern helfen, ihre Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen. Jedes dieser Programme hat seine Stärken und Schwächen. Daher hängt die Wahl für eine Buchhaltungssoftware sehr von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen deines Unternehmens ab. Und es gibt gefühlt noch tausend andere Programme für Buchführung auf dem Markt, die bestimmt auch gut sind. Ich kann hier nur zu den genannten Programmen etwas erzählen, da ich diese alle mal mehr, mal weniger ausprobiert habe.
Alle enthalten grundlegende Buchhaltungsfunktionen wie das Verwalten von Einnahmen und Ausgaben, das Erstellen von Berichten sowie das Vorbereiten von Steuererklärungen. Einige Programme bieten noch zusätzliche Funktionen wie Projektmanagement, Zeiterfassung und Lagerverwaltung. Ich beschränke mich hier jeweils auf den Bereich für die Buchführung.
1. Lexoffice - bestes Buchhaltungstool
Lexoffice ist mein Favorit und das Buchhaltungsprogramm, das ich für meine eigene Buchführung benutze. Die Buchungen lassen sich einfach durchführen, vor allem, wenn das Bankkonto mit Lexoffice verknüpft ist. Du klickst die Buchung an, lädst den Beleg dazu hoch, die Daten aus dem Beleg werden automatisch erkannt und übernommen. Du gibst nur noch ein, wohin gebucht werden soll – fertig. Das ist wirklich kein Hexenwerk. Vor allem, wenn du noch am Anfang stehst und kein großes Unternehmen abbilden musst, ist das sehr zu empfehlen.
Pluspunkte für Lexoffice:
- Einfach und meist intuitiv zu bedienen
- Übersichtlicher Aufbau
- Du brauchst keine großen Vorkenntnisse in Buchführung zu haben
- Es gibt viele Videos mit Tutorials, wenn du etwas genauer erklärt haben möchtest
- Die Formulare (Rechnungen, Angebote etc.) können vielseitig und einfach angepasst werden (Logo, Farben, Aufbau)
- Zum Buchen brauchst du keine Kontonummern im Kopf zu haben oder dich in einem Kontenrahmen dumm und dämlich suchen, um das richtige Buchungskonto zu finden. Einfach die Bezeichnung eingeben, z. B. Fortbildung – und schon wird der Betrag auf das korrekte Konto gebucht.
- Die Daten aus den Rechnungen werden automatisch übernommen
- Im Dashboard erkennst du sofort, wie es um deinen Kontostand bestellt ist und welche Aufgaben du zu erledigen hast
- Die Umsatzsteuervoranmeldung kann aus dem Programm heraus versendet werden
- Deinem Steuerberater kannst du die Daten aus Lexoffice direkt übertragen
2. Lexware - komplexes Programm, nicht nur für die Buchhaltung
Lexware empfehle ich keinem Buchhaltungsanfänger. Es ist sehr umfangreich und anfangs recht unübersichtlich. Wenn du Bock auf Lexware hast, brauchst du Zeit, dich da rein zu fuchsen! Mit Lexware kannst du je nach Variante, die du kaufst, nicht nur deine Buchführung machen, sondern auch deine Anlagegüter verwalten, die Lohn-/Gehaltsabrechnungen inkl. Meldungen an die Krankenkassen, Lohnsteuerbescheinigungen usw. für deine Mitarbeiter erledigen, deinen Lagerbestand verwalten und und und … Ich gehe hier nur auf den Buchhaltungsteil ein, bei dem ich folgende Pluspunkte entdeckt habe:
- Kontozuordnungen sind leicht zu finden durch Eingabe eines Stichwortes während des Buchungsvorganges
- Du kannst zunächst im Stapel buchen, was den Vorteil hat, dass du den Buchungssatz jederzeit korrigieren kannst. Erst wenn er im Journal fest verbucht ist, gibt es nur noch die Möglichkeit zu stornieren und wieder neu zu buchen.
- Lege wiederkehrende Zahlungen als Vorlagen an, so bist du ratzfatz fertig mit der Buchung, weil du nur noch die Rechnungsnummer ergänzen musst, alles andere ist schon drin
- Bankkonto kann mit Lexware verknüpft werden
- Lexware läuft sehr stabil und zuverlässig
- Regelmäßige Updates garantieren, dass du nichts verpasst
- Durch viele Informationen rund um die Buchhaltung bist du immer auf dem Laufenden, was aktuelle gesetzliche und steuerliche Entwicklungen betrifft
- Es gibt eine Menge kostenloser und kostenpflichtiger Schulungen, Videotutorials, Blogbeiträge etc., die hilfreich sind
- Du kannst sehr viele verschiedene Auswertungen generieren, die dich bei Entscheidungen rund um dein Business unterstützen
- Benötigst du zusätzliche Unterkonten, z. B. für jedes deiner Fahrzeuge ein Konto für die laufenden Kosten? Die kannst du mit Lexware ganz einfach anlegen!
- Die Umsatzsteuervoranmeldung kannst du direkt aus dem Programm heraus verschicken
- Die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater ist durch eine Schnittstelle möglich
Was mir bei Lexware nicht gefällt:
- Obwohl es die Möglichkeit gibt, die Kontoauszüge zu importieren, kann ich nicht direkt in den Buchungssatz springen, wie es bei Lexoffice oder Hannibal der Fall ist. Das bedeutet, ich muss immer alle relevanten Daten händisch eingeben (Firma, Rechnungsnummer, Betrag). Dadurch schleichen sich leicht Fehler ein!
- Durch die Vielschichtigkeit finde ich nicht immer gleich das, was ich suche.
Du merkst sicher schon beim Durchlesen, dass Lexware nicht so leicht zu handhaben ist wie Lexoffice. Lexware ist wesentlich vielschichtiger und komplexer, auch teurer in der Anschaffung und bei den monatlichen Kosten. Informiere dich gerne hier: https://www.lexware.de/
3. Hannibal - für bestimmte Branchen ein top Buchhaltungstool
Hannibal ist ein Softwareprogramm der Firma Wolters Kluwer und speziell für die Landwirtschaft geeignet. Auch wenn sich hier nicht viele Land-/Forstwirte, Fischereibetriebe, Wein- und Gartenbaubetriebe tummeln, möchte ich dieses Buchhaltungstool erwähnen, weil ich es liebe, damit zu buchen!
Die Vorteile auf einen Blick:
- Die Kontoauszüge können aus dem Bankprogramm einfach importiert werden
- Die Buchungen aus den Kontoauszügen stehen durch das Importieren in einem Stapel zum Bearbeiten bereit
- Du rufst den Stapel auf, klickst auf den ersten Buchungssatz, überprüfst die Steuer, ergänzt nur noch das Buchungskonto – übernehmen – fertig! Es ist tatsächlich so einfach! Alle Daten wie Firma, Rechnungsnummer, Betrag, Buchungsdatum werden automatisch übernommen. Der Betrag wird automatisch korrekt ins Soll oder Haben gestellt. Selbst daran musst du keinen Gedanken verschwenden.
- Kontenschreibungen und verschiedene Auswertungen sind unkompliziert möglich
- Anlagegüter kannst du inventarisieren und die Abschreibung individuell festlegen
- Die Bilanz und der Jahresabschluss können leicht erstellt werden
- Hannibal ist übersichtlich und gut zu bedienen
- Für alle Betriebsgrößen geeignet
- Installation wahlweise als Einzelplatzlösung oder im Netzwerk
- Der Wechsel in die vorherigen Jahre oder in andere angelegte Betriebe ist mit zwei Klicks möglich
- Die Umsatzsteuervoranmeldung kann direkt aus dem Programm heraus verschickt werden
- Auch der Datenaustausch mit dem Steuerberater geht einfach
Was bei Hannibal fehlt: Um Rechnungen zu schreiben, benötigst du ein zusätzliches Tool.
Also wenn du im Bereich Landwirtschaft tätig bist und überlegst, welches Programm du für deine Buchhaltung nehmen möchtest, kann ich dir Agrosoft Hannibal wirklich ans Herz legen!
Als „ADDISON“ gibt es die Software auch für andere Branchen, z. B. Handwerk oder Mittelständische Unternehmen. Mehr dazu findest
du auf der Website: https://www.wolterskluwer.com/de-de/solutions/agrosoft/hannibal-agrarbetriebe
4. Papierkram - anfängerfreundliches Buchhaltungsprogramm
Papierkram.de ist hauptsächlich für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen geeignet. Es war mein erstes Buchhaltungstool, als ich mich für die virtuelle Assistenz im Nebenerwerb entschieden habe. Ich bin gut damit zurechtgekommen, allerdings sind Steuerberater nicht so gut darauf zu sprechen. Warum eigentlich? Hmm … Habe ich nie hinterfragt …
Für den Anfang fand ich es aber aus den folgenden Gründen sehr gut:
- Papierkram ist übersichtlich – das Dashboard erinnert mich an Lexoffice
- Du kannst es intuitiv bedienen
- Das Layout deiner Formulare lässt sich ändern
- Keine großartigen Vorkenntnisse in Buchhaltung nötig
- Leicht einzurichten
- Es ist in der kostenlosen Version nutzbar, für die Erstellung der Ust-Voranmeldung, der EÜR und der BWA benötigst du die Pro-Version.
- Die Belege lassen sich leicht Kategorien zuordnen und werden dadurch gebucht
Was bei Papierkram nicht so gut ist:
Der Kontenrahmen enthält nur bestimmte Konten und kann nicht geändert werden. Soweit ich weiß, sind Buchungskonten vom SKR03 hinterlegt, was ein gängiger Kontenplan ist. Wenn du wissen willst, welchen Kontenrahmen du für dein Business benötigst, wende dich bitte an deinen Steuerberater.
Für mehr Infos zu diesem Buchhaltungstool schau hier: www.papierkram.de
5. SevDesk - professionelles und übersichtliches Buchhaltungstool
SevDesk ist das Buchhaltungsprogramm von den 5 vorgestellten, das ich mal als Testversion hatte bzw. bei einer Weiterbildung kennengelernt
und in positiver Erinnerung behalten habe. SevDesk ist auf Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer zugeschnitten.
Folgende Pluspunkte kann ich dir dazu an die Hand geben:
- Das Dashboard ist ähnlich übersichtlich aufgebaut wie bei Lexoffice. Hier siehst du alle notwendigen Zahlen und Bewegungen deines Kontos auf einen Blick
- Die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater ist unkompliziert möglich
- Dein Bankkonto kannst du direkt mit SevDesk verbinden oder deine Kontobewegungen in SevDesk importieren und dann buchen
- Die Umsatzsteuervoranmeldung kannst du auch problemlos aus dem Programm heraus versenden
- Es gibt viele Anleitungen und Videos zum Umgang mit SevDesk
- Die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sind hinterlegt. Du kannst wählen, welchen du nehmen möchtest. Allerdings sind hier nur die am häufigsten genutzten Konten angegeben. Weitere Konten kannst du nach Bedarf selbst hinzufügen.
- Das Buchen der Belege ist intuitiv machbar, auch mit wenig Vorkenntnissen in Buchführung
Die begrenzte Verwendung der Kontenrahmen mag hier eventuell ein negativer Aspekt sein, der davon abhalten könnte, SevDesk als Buchhaltungstool zu verwenden. Das ist aber immer abhängig von den jeweiligen Anforderungen.
Informiere dich bei Interesse direkt bei SevDesk: www.sevdesk.de
Kostenlose Testversionen anschauen
Bei allen genannten Buchführungsprogrammen lohnt es sich in jedem Fall, vorab eine Testversion auszuprobieren, um zu sehen, welches am besten zu deinen unternehmerischen Anforderungen passt. Um sich in die Programme rein zu fuchsen, gibt es unzählige Videos, Blogartikel, Anleitungen und auch immer einen Support, den man kontaktieren kann. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Supportmitarbeiter meistens recht umgänglich sind.
Was ist dir wichtig?
Nimm dir auf jeden Fall Zeit, um deine Bedürfnisse zu definieren und vergleiche die verschiedenen Optionen sorgfältig, um die beste Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen. Wenn dein Unternehmen bereits andere Software nutzt, ist es sinnvoll, nach Buchhaltungsprogrammen zu suchen, die eine nahtlose Integration mit anderen Tools ermöglichen.
Die Kosten für Buchhaltungsprogramme variieren je nach Anbieter und den enthaltenen Funktionen. Die meisten haben gestaffelte Tarife, andere bieten Abonnementmodelle oder Einmalzahlungsoptionen an. Auf Dauer kosten alle Programme Geld, sobald Auswertungen, die EÜR oder BWA erstellt werden sollen. Ich finde es wichtiger, dass ich meine Buchhaltung gerne mache, und wenn ich dafür etwas bezahlen muss – so what? Was nützt mir ein kostenloses Buchhaltungstool, mit dem ich mich quäle und ich meine Zahlen nicht auf die Reihe bringe?
Buchhaltung auslagern
Und wenn dich deine Buchhaltung so sehr nervt und/oder dir so viel Zeit raubt, dass du davon etwas abgeben möchtest, melde dich bei mir. Wir schauen, ob ich dir als virutelle Assistentin beispielsweise das Scannen oder Zuordnen der Belege oder das Vorbuchen abnehmen kann, damit du dich mit deiner Buchführung wohl fühlst 😊. Gerne helfe ich dir auch, eine Routine für deine Buchhaltung zu finden, sodass du immer auf dem Laufenden bist und keine Abgabefristen mehr verpasst.
Hast du Fragen zu den Buchhaltungstools? Schreib mir. Ich freue mich auf Austausch 🙂
Hinweis: Der Beitrag enthält Affiliate-Links. Als Affiliate gekennzeichnete Links bringen mir eine kleine Provision, wenn du über diesen Link etwas kaufst, ohne dass du einen Mehrpreis zahlen musst.
